JURNAL : Dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

JURNAL : Dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
ABSTRAK - Laboratorium (Lab.) STIKOM Bali adalah salah satu divisi/bagian dalam manajemen kampus STIKOM Bali. Oleh karena itu, divisi Lab. memiliki kewajiban yang sama dengan divisi yang lainnya untuk memenuhi standarisasi manajemen ISO 9001:2008 dan UKAS Quality Management. Salah satu prosedur standarisasi adalah dokumentasi kegiatan surat-menyurat yang masuk ke divisi Lab. dan yang keluar divisi Lab. Prosedur dokumentasi yang dilakukan saat ini adalah dokumentasi manual, dimana staf Lab. melakukan penggandaan surat dengan cara melakukan fotocopy terhadap surat yang masuk dan keluar, hasil fotocopy tersebut disimpan dalam bentuk arsip fisik. Sehingga pada penelitian ini akan dilakukan analisis dan perancangan sistem pengarsipan surat untuk studi kasus Laboratorium STMIK STIKOM Bali, sistem pengarsipan surat dikembangkan dengan metode Optical Character Recognition (OCR). Perancangan perangkat lunak dilakukan dengan menyusun Dokumen Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL), sehingga hasil penelitian ini adalah dokumen DPPL. 

Kata kunci: DPPL, surat masuk, surat keluar


PENDAHULUAN - STMIK STIKOM Bali. Oleh karena itu, divisi Lab. memiliki kewajiban yang sama dengan divisi yang lainnya untuk memenuhi standarisasi manajemen ISO 9001:2008 dan UKAS Quality Management. Salah satu prosedur standarisasi adalah dokumentasi kegiatan surat-menyurat yang masuk ke divisi Lab. dan yang keluar divisi Lab. Kegiatan surat-menyurat yang masuk dan keluar divisi Lab., harus didokumentasikan dengan baik sebagai bukti terjadinya proses surat-menyurat. Prosedur dokumentasi dilakukan secara manual pada saat ini, dimana staf Lab. melakukan penggandaan surat dengan cara melakukan fotocopy terhadap surat yang masuk dan keluar, hasil fotocopy tersebut disimpan dalam bentuk arsip fisik. Arsip fisik memiliki beberapa kelemahan yaitu, (1) tempat penyimpanan fisik yang terbatas, dimana dokumen akan bertambah setiap tahunnya dan dokumen fisik yang sebelumnya tetap harus disimpan dengan baik; (2) perawatan dokumen fisik memerlukan biaya tambahan; (3) pencarian kembali dokumen fisik lama membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena itu, divisi Lab akan melakukan pembuatan sistem pengarsipan surat. Sistem ini akan berperan sebagai pengubah dokumen fisik ke dalam dokumen digital. Sistem selain menyimpan hasil digitalisasi dokumen dalam format gambar, sistem juga dapat menyimpan nomor dan perihal surat yang tertera di dalam dokumen. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan konsep Optical Character Recognition (OCR) ke dalam sistem. Sebelum sistem ini dikembangkan, perlu dilakukan perancangan terlebih dahulu. Sehingga pada penelitian ini akan fokus terhadap analisis dan perancangan sistem pengarsipan surat masuk dan surat


DOWNLOAD JURNAL